Czy można używać mediów społecznościowych w pracy?

Wiele firm blokuje dostęp do social mediów w sieci firmowej, ponieważ traktuje media społecznościowe jako rozpraszacz dla swoich pracowników w trakcie pracy. Świat się jednak zmienia i social media mogą odgrywać istotną rolę w komunikacji, sprzedaży czy poszukiwaniu kandydatów w naszej organizacji. Pytanie tylko jak to zrobić by wspierały działania pracowników zamiast odciągać od obowiązków.

WHY – CZYLI ZACZNIJMY OD TEGO DLACZEGO WARTO BY FIRMA I JEJ PRACOWNICY POJAWILI SIĘ W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH?

Social Media (SM) stały się kolejnym, bardzo wartościowym kanałem komunikacji dla takich działów jak sprzedaż, HR czy marketing. Pomagają zmienić oficjalną komunikację na bardziej personalną Human to Human (H2H) i przez to być bliżej naszej grupy docelowej niezależnie czy szukamy klienta, nowego pracownika czy rozmawiamy z partnerem biznesowym. Komunikacja jest łatwiejsza, szybsza i tańsza.

Ważną cechą social mediów jest zmiana modelu komunikacji. Przy tradycyjnej formie firma komunikuje się z odbiorcami w modelu „jeden do wielu”. Jednak w mediach społecznościowych treści mogą by publikowane również przez pracowników, co zmienia nam model na „wielu do wielu” i zwiększa zasięg w sposób lawinowy. A komunikacja człowieka jest postrzegana bardziej wiarygodnie niż firmy, która wiadomo, że chce sprzedać produkty lub usługi. Kontakt personalny kojarzy się z pomocą czy doradzaniem, bardziej niż sprzedażą.
Tak więc media społecznościowe zwiększają bazę przyszłych klientów, poprawiają reputacje, a dobrze prowadzone działania integrują pracowników i rozwijają employer branding. Dodatkowo publikując posty, pracownicy angażują się w działania firmy i proponują kolejne rozwiązania w firmie, a mając poczucie wpływu na kształt organizacji, coraz bardziej się z nią identyfikują.
I jeden z ważniejszych argumentów – jeśli nasi klienci są już na LinkedIn, to powstaje pytanie, czemu nas tam jeszcze nie ma?

HOW – CZYLI JAK TO ZROBIĆ?

Kiedy już jesteśmy przekonani dlaczego warto, by firma jak i pracownicy działali w social mediach, teraz skupmy się na odpowiedzi jak to zrobić, by działania tam wsparły nasz biznes.
Przede wszystkim warto zacząć o zbudowania mapy i zasad poruszania się, czyli polityki mediów społecznościowych. Po drugie warto wyznaczyć bądź zatrudnić Social Media Managera czyli osobę, która zadba o odpowiedni język komunikacji, jakoś treści, będzie służyła wsparciem oraz będzie czuwa nad spójnością działań ze strategią firmy.

Wielu pracowników już działa w serwisach społecznościowych, ale mogą być też tacy, którzy obawiają się publikować, by nie zrobić czego niewłaściwego. Dlatego, by ograniczyć ryzyko przygotujmy im swoistą instrukcję obsługi oraz przeszkólmy z prowadzenia działań, by stali się ambasadorami naszej marki.

DLACZEGO WARTO WPROWADZIĆ POLITYKĘ MEDIÓW SPOŁECZNOŚCIOWYCH?

Decydując się na obecność na portalach społecznościowych, przyjmujemy komunikację w modelu wielu do wielu. To oznacza, że nasi pracownicy teraz będą budować markę i reputację naszego brandu. Warto zatem zadbać by wiedzieli jak to zrobić, by komunikacja była spójna z kierunkami strategicznymi firmy oraz jakich błędów powinni się wystrzegać. W ten sposób organizacja może zapobiec niepotrzebnym kryzysom.

MUST HAVE – czyli czego nie może zabraknąć w Polityce Mediów Społecznościowych

• jasne przedstawienie zasad działania
  Dokument ma za zadanie wyjaśnienie pracownikom kwestii prawnych publikacji, udostępniania poufnych danych, ochrony prywatności oraz praw autorskich. Tak by pracownicy nie mieli wątpliwości jakie działania są dozwolone, a które już nie.
• wskazanie poufnych informacji firmowych, które nie mogą znaleźć się w sieci.
  Klarownie określi jakich danych firmowych nie należy umieszczać w Internecie ochroni zarówno pracownika jak i pracodawcę przed niepotrzebnymi kłopotami.
• wsparcie
  Przedstawienie tematów, których lepiej unikać w SM – religia, polityka, finanse firmy, obraźliwe wypowiedzi nt. konkurencji czy ludzi, wywoływanie konfliktów, publikowanie nieodpowiednich zdjęć.
• przedstawienie dobrych praktyk
  Aby wesprzeć pracowników, którzy są zaangażowani w media społecznościowe, można w jasny sposób przedstawić informacje co publikować, jak publikować, kiedy publikować oraz ile czasu poświęcić na inne zaangażowanie w działania na serwisach społecznościowych.
  Np. wskazanie 15-20 minut dziennie może pomóc w zachowaniu dyscypliny.

JEŚLI WCIĄŻ OBAWIASZ SIĘ, ŻE DZIAŁANIA BIZNESOWE W SM ROZPROSZĄ TWOICH PRACOWNIKÓW

W takiej sytuacji warto prowadzić monitoring działań w sieci na urządzeniach firmowych. Przygotowanie oficjalnej komunikacji co jakiś czas podsumowujące wyniki monitoringu, pomagają pracownikom oraz demotywują rekordzistów. Jednak rekomenduję ustalenie pewnych zasad w firmie np. w Polityce Mediów Społecznościowych, partnerskie traktowanie pracowników oraz otwieranie się na nowe kanały działania mogą przynieś wiele korzyści. Nie da rady ich osiągnąć bez zaangażowania poszczególnych osób. Coraz częściej firmy nieobecne na platformach społecznościowych tracą wiele szans nie tylko na sprzedaż, rozwój, poznawanie klientów, ale także na zatrudnianie pracowników i bezpośrednią komunikację, która pozwala pozna najcenniejsze – potrzeby naszych klientów.